Финансы для нефинансиста: что полезно знать HR-менеджеру

  1. Специфический профессиональный язык финансистов: «перевод» для эйчаров.
  2. Кейс «Годовой бонус». Интерпретация подходов специалистов.
  3. Движение денежных потоков. Понимание отношения экономистов к деньгам.

Известно, что специалисты в какой-либо сфере владеют, кроме родного, еще и профессиональным языком. Практически в каждом офисе есть юристы, экономисты и эйчары, которые с трудом понимают друг друга. Но именно от того, насколько эффективно эти специалисты смогут найти общий язык в бэк-офисе, зависит качество сервиса, который он оказывает основным подразделениям.

Как же эйчарам и экономистам понять друг друга? Так сложилось, что в компании ДТЭК мы этот общий язык нашли, хотя, надо признать, не сразу. Надеюсь, наш опыт поможет тем, кто хочет пройти его максимально быстро.

Базовые понятия

Итак, первый важный момент, который поможет прийти к взаимопониманию, — четкое определение понятий «затраты» и «платежи».

К сожалению, в офисных диалогах нередко можно услышать что-то вроде «Какой ФОТ у нас был в прошлом году?» или «Сколько заложить в бюджет на зарплату?». Это очень неправильные фразы. Они легко уведут нас в дебри недопонимания, поскольку спрашивающий (эйчар), скорее всего, думал о затратах, а отвечающий (казначей-экономист) — о платежах. Чтобы «понимания» каким-то чудом совпали, давайте «наводить резкость».

Определения

Затраты — это денежная оценка стоимости материальных, трудовых, финансовых, природных, информационных и других видов ресурсов, ушедших на производство и реализацию продукции за определенный период времени.

Платеж — денежные средства, которые уплачиваются за приобретенные товары/используемые ресурсы, предоставленный кредит и т. п. в виде установленных законом взносов, в форме расчетов по обязательствам.

Как можно интерпретировать эти определения применительно к зарплате:

Затраты — это зарплата начисленная.

Платежи — зарплата выплаченная.

Причем когда казначей (сотрудник финансового направления, ответственный за осуществление платежей) говорит о выплатах зарплаты за февраль, он вполне может иметь в виду:

  • выплату в феврале денег по зарплате, начисленной за январь;
  • выплату в марте сумм, начисленных в феврале;
  • выплату в феврале авансов за февраль и завершение платежей по зарплате, начисленной за январь;
  • что-то другое, понятное только ему.

Это происходит не по причине «вредности» казначея, а в силу того, что он, как правило, думает в терминах «периоды платежа», но может и пытаться подстраиваться под «периоды начисления».

Во избежание путаницы настоятельно рекомендуется уточнять понимание за счет применения более сложных формулировок. Например: говорить не о зарплате за февраль, а о выплатах в феврале остатка заработной платы за январь и аванса за февраль. Да, дольше. Но однозначно.

Впрочем, в случае с экономистами все может быть хуже — они могут думать еще и о резервах!..

Определение

Резервы — запасы товаров и денег, образуемые для использования их в случае необходимости.

Кейс «Годовой бонус». Интерпретация подходов специалистов

Рассмотрим самый простой случай: на предприятии по итогам года закрывается годовой бонус. Нужно понимать, что хотя этот бонус будет включен в зарплату сотрудника, предположим, за декабрь, экономисты должны формировать резерв под это начисление на протяжении всего предшествующего года.

Пример

Компания занимается производством офисных кресел; за каждое собранное кресло работнику причитается 10 грн. Если за год он собирает больше 120 кресел, ему полагается годовой бонус в размере 600 грн., который выплачивается в январе следующего года. Работы выполняются равномерно. Выплата зарплаты в компании производится частями: 50% аванса выплачивается в месяце начисления, оставшиеся 50% — в следующем месяце.

На первый взгляд, соотношение начислений и выплат будет таким, как показано в таблице 1. В расчетном листке работника будут значиться именно эти цифры, и деньги он будет получать именно в таком размере. Казалось бы, в чем проблема?

Таблица 1. Соотношение начислений и выплат (в понимании работника)

Для экономиста все не так: в отчетности предприятия (как по факту, так и в планах) он должен разложить это несколько иначе — так, как показано в таблице 2. И себестоимость одного стула по составляющей ФОТ получается одинаковой в каждом месяце — 15 грн./шт. В то же время в таблице 1 себестоимость с января по ноябрь равна 10 грн./шт., а в декабре она «взлетает» до 70 грн./шт. С точки зрения экономистов, это неправильно, ведь годовая премия явно не относится к произведенным в декабре 10 стульям.

Таблица 2. Соотношение начислений и выплат (в понимании экономиста)

Именно поэтому экономисты должны заранее узнавать о том, что на предприятии предполагаются квартальные или годовые премии: иначе они не смогут корректно запланировать и «накопить» резервы. Соответственно, эйчар, который сообщает об этом (а еще лучше — сам может рассчитать необходимые резервы и отразить их при бюджетировании), автоматически становится лучшим другом финансовой дирекции.

Безусловно, это самый простой пример резервов, на практике расчеты могут быть более сложными (например, если затрагивают пенсионные обязательства). Тут уж на каждом предприятии — своя специфика, о чем, безусловно, эйчар может узнать у своих экономистов. Важно, что в этом случае вы станете еще чуть-чуть ближе и понятнее друг другу.

Понимание инвестиций

Практически любое предприятие ведет как операционную, так и инвестиционную деятельность. (Есть еще и финансовая деятельность, но в данном контексте она нас не интересует.)

Определения

Операционная деятельность — основная приносящая доход деятельность предприятия и прочая деятельность, отличная от инвестиционной и финансовой.

Инвестиционная деятельность — приобретение и выбытие долгосрочных активов и других инвестиций, не относящихся к эквивалентам денежных средств.

Пример

Рассмотрим пример уже знакомой нам компании, которая производит офисные кресла. Для нее затраты по операционной деятельности включают следующие статьи:

  • покупка комплектующих для сборки изделий;
  • аренда помещения;
  • затраты на оплату коммунальных услуг;
  • зарплата сборщиков;
  • зарплата административного персонала.

Если предприятие решит, что нужно не арендовать здание, а иметь свое, то есть два пути — купить или построить. Это и будут инвестиции компании.

Если приобретается готовое здание, то все просто: его стоимость и будет инвестиционными затратами. Если же оно строится силами самой компании, то важно, как инвестиции будут учитываться:

  • стоимость проектных работ, выполненных подрядной организацией;
  • стоимость стройматериалов, использованных во время работ;
  • ФОТ строителей, если они в штате компании (если не в штате, то стоимость договора на работы по строительству также преобразуется в инвестиции).

Таким образом, каждый раз, когда сотрудники создают объект, относимый к основным средствам (долгосрочным активам), затраты на их зарплату считаются инвестициями.

Определение

Долгосрочные активы — основные средства, незавершенные капитальные вложения, долгосрочные финансовые вложения, оборудование для установки и другие активы со сроком использования более одного года.

  1. Учет должен вестись правильно. Это не только о доверии к цифрам, но и о том, насколько правильно выстроена сама система управления в компании.
  2. Операционные затраты относятся на валовые расходы (уменьшают прибыль) непосредственно в периоде их несения, а инвестиционные затраты — нет. Инвестиционные затраты капитализируются, а потом на протяжении долгих месяцев списываются на затраты в виде амортизации.
  3. Операционные и инвестиционные затраты оказывают разное влияние на исчисление налогов. А все, что касается налогов и прочих расчетов с государством, должно быть не просто правильным, а безукоризненно правильным, верно? Поэтому, в частности, так важно, чтобы HR-менеджеры — в сотрудничестве с экономистами — грамотно распределяли ФОТ по операционной и инвестиционной деятельности.
  4. Как правило, сотрудники финансовой службы озадачены:
  • правильным составлением отчетности;
  • поиском путей максимального снижения затрат (впрочем, об этом должны думать и все остальные сотрудники предприятия).

И вот тут роль HR-менеджера незаменима! Именно эйчары могут:

  • своевременно понять, когда есть смысл перевести на аутсорсинг или инсорсинг для снижения затрат то или иное подразделение (например, финансовую функцию);
  • предложить увеличить затраты на обучение персонала, чтобы снизить затраты в себестоимости производства за счет роста производительности.

Но иногда экономисты отвергают, казалось бы, очевидно эффективные проекты. И дело, опять же, не в прирожденной «вредности», а в особенностях их мышления — экономисты знают понятие «дисконтирование».

Определение

Дисконтирование — определение стоимости денежного потока путем приведения стоимости всех выплат к конкретному моменту времени. Проще говоря, «деньги имеют свою цену».

В принципе, все это знают, ведь никого не удивляет, что мы получаем проценты по депозитам или платим проценты по кредитам. Но удивляет, когда о  проекте, прибыль по которому больше, чем первоначальные вложения, экономист говорит: «Он неприемлем».

Чтобы понять экономистов, разберем еще несколько базовых понятий.

Определение

Альтернативные издержки — издержки на производство товара, оцененные с точки зрения потерянной возможности использования тех же ресурсов в других целях.

Тоже ничего удивительного. Например, я купил мороженое за 10 грн., принес его домой и съел. А тут оказалось, что сосед был готов купить его за 20  грн., лишь бы не идти в магазин. Съев мороженое, я потерял 20 грн., за которые мог бы его продать, а не 10 грн., за которые сам купил.

Чтобы понять, какое отношение это имеет к деятельности предприятия, давайте рассмотрим упрощенный случай — кейс N.

Кейс N

Возьмем условный проект N, направленный на получение прибыли (см. табл. 3). Предположим, если разработать учебную программу, то за нее сначала придется заплатить 100 грн. Зато после обучения рабочих увеличится их производительность, в результате чего мы получим дополнительную прибыль — 40 грн./год.

Таблица 3. Инвестиционный проект N

Казалось бы, проект выгоден. Но есть нюанс: если для того, чтобы проинвестировать обучающую программу, нужно взять кредит в банке под 20% годовых, то у денег сразу появляется явно видимая стоимость.

Как при этом будут выглядеть денежные потоки, показано в таблице 4. Как видим, за три года вместо 20 грн. «в плюс» получится 27,2 грн. «в минус»!

Таблица 4. Движение денежных потоков по проекту N

Такой же негативный результат получится, если для расчетов использовать формулу коэффициентов дисконтирования:

1/1(+R)n,

где:

R — ставка процента, выраженная в долях от единицы; n — число лет.

Расчет коэффициентов дисконтирования для каждого периода исходя из 20% ставки по кредиту приведен в таблице 5.

Таблица 5. Расчет коэффициентов дисконтирования

Как правило, на этом этапе люди начинают возражать: «Если у нас есть деньги, нам не нужно их занимать». Но вспомнив об альтернативных издержках, мы понимаем, что наши 100 грн. могли бы с равным успехом:

  • пойти в текущее производство (с доходностью в 20%);
  • быть положены в банк на депозит (со ставкой 20%).

Результат был бы одинаков.

На самом деле стоимость денег для каждой компании определяется индивидуально — по формуле расчета средневзвешенной стоимости капитала (Weighted Average Cost of Capital, WACC)1, но описание этих расчетов выходит за рамки данной статьи.

_________________________
1 Средневзвешенная стоимость капитала — это средняя процентная ставка по всем источникам финансирования компании.

Главное, к чему мы пришли: если сотрудник финансовой дирекции говорит, что из-за дисконтирования проект, который на первый взгляд кажется выгодным, таковым не является — поверьте, он не хочет «зарубить» проект, а стремится к тому, чтобы деньги компании использовались максимально эффективно. Поймите его, пожалуйста!

Уверен, что после прочтения этой статьи эйчарам будет проще понимать коллег-экономистов. А значит, появится больше возможностей сделать предприятие более успешным!